Registro de empresas en los Países Bajos

El gobierno holandés no impone ninguna restricción de nacionalidad o identidad a los extranjeros que registren una empresa holandesa y no exige la residencia en la UE como director nominado.

Se requiere al menos un accionista para registrar una empresa holandesa. Puede ser una persona física o una empresa. El gobierno holandés no tiene ningún requisito o restricción sobre la nacionalidad o el domicilio legal de los accionistas de una empresa holandesa.

Sí: tras la constitución, el capital social suscrito debe ingresarse en la cuenta bancaria de la sociedad y desembolsarse íntegramente (es aconsejable hacerlo en unas 2 semanas desde la apertura de la cuenta), y debe enviarse una copia del extracto bancario para que el notario pueda actualizar la inscripción en la KvK; la sociedad también debe llevar su propio libro registro de socios. Se permite un capital social elevado, pero conlleva un escrutinio del origen de los fondos por parte del notario y del banco: las cantidades elevadas exigen pruebas oficiales exhaustivas sobre cómo se obtuvieron los fondos (un simple extracto bancario no basta), con controles aún más estrictos si alguna entidad de la estructura de propiedad procede de un país de alto riesgo. Un capital modesto (p. ej., inferior a 10.000 EUR) suele evitar dicho escrutinio, por lo que a menudo se recomienda un importe más bajo.

Para la constitución con socio persona jurídica en los Países Bajos: (1) aportar un organigrama de la estructura de propiedad (perforación del UBO) que identifique a toda persona física que, directa o indirectamente, ostente en última instancia más del 25% de la nueva sociedad; para estructuras complejas, este organigrama debe ser certificado por un abogado o contable del país de origen de la matriz y luego apostillado; (2) los documentos corporativos (estatutos/escritura constitutiva y licencia de actividad) deben estar en inglés, por lo que no es necesaria una traducción aparte si la notarización ya genera una traducción jurada al inglés; (3) se exige comprobante de domicilio del representante legal de la sociedad holding y de los titulares reales últimos; (4) el notario puede exigir una videollamada a su discreción; y (5) si la propia sociedad holding tiene una estructura de propiedad compleja o con personas jurídicas, debe contratarse un producto aparte de verificación de antecedentes del socio persona jurídica.

En las semanas posteriores a la constitución, la sociedad recibirá unas 3 cartas de la Cámara de Comercio (KvK) y varias cartas de la Administración Tributaria relativas al impuesto de sociedades y al registro del IVA; el inspector fiscal para el registro del IVA suele designarse en unos 12 días hábiles. Los socios deben desembolsar el capital social declarado (preferiblemente dentro de las 2 semanas siguientes a la apertura de la cuenta bancaria de la empresa) y enviar el extracto bancario que acredite la recepción para que el notario pueda actualizar el registro en la KvK, y la sociedad debe llevar su propio libro registro de socios consignando cualquier modificación del capital.

Solo el UBO de la sociedad en persona, o un representante que la sociedad haya autorizado ante la KvK, puede descargar el extracto de UBO accediendo a la KvK con una identidad electrónica neerlandesa (eID). No puede obtenerlo un tercero no autorizado; si se necesita una nueva copia, debe obtenerla quien realizó originalmente el registro o tiene acceso a la KvK (la parte que preparó la presentación del UBO ya facilitó el documento en su momento).

Toda persona física que posea más del 25% de la empresa debe ser declarada como titular real (UBO). Esto se evalúa siguiendo la cadena de propiedad hasta la persona física última, incluso a través de una sociedad matriz cotizada. Si un nuevo informe financiero muestra posteriormente que una persona supera el umbral del 25%, la declaración de UBO debe corregirse y pueden requerirse documentos justificativos adicionales.

Sí. Una vez iniciada la constitución (en la práctica, en cuanto el notario comienza el registro), todo el proceso —incluida la videollamada y la apostilla del poder notarial— debe completarse en el plazo de un mes; de lo contrario, el expediente caduca y hay que reiniciarlo. Al reiniciar, debe volver a recabarse el comprobante de domicilio del socio, fechado dentro del mes en curso.